Afin d’accompagner les organismes louant un logement pour leur compte ou en tant que représentant du bailleur, la CNIL a adopté un nouveau référentiel pour les aider à élaborer des traitements conformes au RGPD.
Les organismes mettant un logement en location ainsi que les intermédiaires participant à la mise en location d’un logement sont amenés à traiter de nombreuses données personnelles de candidats à la location, locataires et garants.
Ce référentiel, adopté à la suite d’une consultation publique, permet à ces organismes d’encadrer les traitements de données relatifs à la gestion locative en respectant les principes relatifs à la protection des données ainsi que les droits des personnes.
Il actualise la norme simplifiée n°21 qui n’a plus de valeur juridique depuis l’entrée en application du règlement général sur la protection des données (RGPD).
Les personnes concernées :
sont concernées par ces règles, les personnes physiques ou morales qui, à titre professionnel, mettent en location un local à usage d'habitation ou à usage mixte professionnel et d'habitation et qui constitue la résidence principale du locataire .
La location est soumise aux dispositions de la loi n°86-462 du 6 Juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs.
Sont ainsi concernés les professionnels de l'immobilier suivants :
qui louent pour leur propre compte des locaux d'habitation ;
qui se livrent ou prêtent leur concours aux opérations portant sur des biens immobiliers appartenant à autrui : les agents immobiliers qui se livrent à l'activité de gestion immobilière ;
sont également concernés les plateformes en ligne qui proposent des services relatifs à la gestion locative.
Les objectifs du traitement des données personnelles dans le cadre de la gestion locative :
Le traitement de données à caractère personnel doit répondre à un objectif précis et être justifié par la mission de l'agent l'agent immobilier :
permettre de proposer des biens immobiliers à louer :
dans ce cas le traitement de données à caractère personnel permettra d'analyser les critères des biens recherchés par d'éventuels locataire et l'envoi d'offres correspondangtes à ces critères.
Permettre de gérer la phase de préparation du bail et la conclusion du contrat de bail :
organisation de la visite de logement, appréciation de la solvabilité des candidats à la location…).
Gérer le contrat de location :
suivi du paiement des loyers, suivi des paiements et d'imputation des charges locatives, gestion des dépôts de garantie, gestion de l'occupation des logements.
Résilier le contrat de bail.
Principe de non réutilisation des données :
les données personnelles recueillies pour ces finalités ne peuvent être ensuite réutilisées pour d'autres finalités : un agent immobilier ne pourra utiliser ces données pour proposer aux personnes qui font l'objet d'un traitement de leurs données personnelles des biens immobiliers à la vente ou à l'achat.
Base légale du traitement des données à caractère personnelle :
Chaque finalité du traitement doit reposer sur une base légale telle que définie par l'article 6 du règlement générale de la protection des données.
Le responsable de traitement des données à caractère personnelle doit déterminer avant toute opération les bases légales du traitement de ces données.
Ces bases légales devront être portées à la connaissance de la personne dont les données personnelles sont traitées.
Exemples de bases légales en fonction de l'activité - Proposition de bien à louer :
Le responsable doit déterminer la finalité du traitement et sa base légale:
analyse des critères des biens immobiliers recherchés par d'éventuels locataire pour l'envoi de propositions de location.
La base légale du traitement des données à caractère personnelle : mesures précontractuelles .
Envoi de propositions de location analogue au bien pour lequel la personne concernée a présenté un intérêt .
La base légale du traitement des données à caractère personnelle sera alors l'intérêt légitime, mais sous reserve que la personne concernées puisse s'opposer au traitement à tout moment.
Exemples de bases légales en fonction de l'activité - Gestion des opérations préparant la conclusion du bail et la conclusion du bail :
finalité : organisation des visites :
La base légale sera alors à ranger dans la catégorie des mesures précontractuelles.
Finalité : appréciation de la solvabilité:
La base légale sera alors à ranger dans la catégorie des mesures précontractuelles.
Finalité : conclusion du bail et de ses annexes :
La base légale sera alors à ranger dans la catégorie des mesures précontractuelles.
Exemples de bases légales en fonction de l'activité - Gestion du déroulement du contrat de bail - Les opérations de gestion locative :
Finalité : suivi du paiement des loyers, charges et dépôts de garantie :
La base légale sera alors à ranger dans la catégorie exécution du contrat.
Finalité : Gestion de l'occupation du logement :
La base légale sera alors à ranger dans la catégorie exécution du contrat.
Finalité : vérification de la soucription de l'assurance:
La base légale à prendre en compte sera alors l'exécution du contrat.
Finalité : Gestion de l'assurance de loyers impayés:
La base légale à prendre en compte sera alors l'exécution du contrat.
Finalité : agrégation des données pour la transimission de statistiques aux observatoires locaux des loyers.
La base légale à prendre en considération sera alors l'existence d'une obligation légale ou réglementaire.
Exemples de bases légales en fonction de l'activité - Gestion de la fin du contrat :
Finalité : résiliation du bail:
la base légale a prendre en considération sera alors l'exécution du contrat de gestion locative.
Finalité : gestion de la fin de solidarité:
la base légale à prendre en compte sera alors l'exécution du contrat.
Quelles sont les données à caractère personnelle concernées ?
Le responsable du traitement des données à caractère personnelle doit veiller à ce que seules les données qui sont nécessaires à la poursuite des finalités soient collectées et traitées.
Données pertinentes qui peuvent être collectées au cours de la recherche d'un logement :
Dans le cadre de la recherche d'un logement peuvent être collectées les données suivantes :
données d'identification (nom et prénom) ;
coordonnées de contact (adresse életronique, adresse postal, numéro de téléphone) ;
données concernant le critère de recherche : (localisation, loyer, surface etc…).
Les données qui ne peuvent être collectées à ce stade :
les données relatives à la situation personnelles : données relatives à la situation professionnelle ou financière des candidats à la location.
Données personnelles pouvant être collectées au stade de l'appréciation de la solvabilité des candidats à la location :
Pour apprécier la solvabilité d'un candidat à la location les données personnelles pouvant être collectées sont précisées strictement par le décret n°2015-1437 du 5 Novembre 2015 (décret fixant la liste des pièces justificatives pouvant être demandées au candiat à la location et à sa caution).
Sanctions :
lorsque le bailleur ou l'agent immobilier qui assure la gestion locative demande d'autres pièces ou davantage de pièces et documents que ceux prévus par le décret du 5 Novembre 2015, le Préfet informe le bailleur de son intention de prononcer une amende à son encontre. Cette information mentionne les faits reprochés et le montant de l'amende envisagé. L'intéressé est mis à même de présenter ses observations dans le délai de deux mois. A l'expiration de ce délai, le préfet peut prononcer une amende .
Le montant de l'amende est de 3 000 euros pour une personne physiqe et de 15 000 euros pour une personne morale.
Liste des pièces et données pouvant être demandées à un candidat à la location afin d'apprécier sa solvabilité :
Pièces justificatives d'identité - Une seule pièce justificative d'identité parmi les suivantes :
Carte nationale d'identité française ou étrangère ;
Passeport français ou étranger.
Permis de conduire français ou étranger.
Document justifiant du droit au séjour du candidat à la location étranger, notamment, carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant d'un Etat membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.
Pièces justificatives de domicile - Une seule pièce justificative de domicile parmi les suivantes :
Trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges.
Attestation d'élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé au titre de l'article L. 264-2 du code de l'action sociale et des familles.
Attestation sur l'honneur de l'hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile.
Dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.
Documents attestant des activités professionnelles des candidats à la location – Un ou plusieurs documents parmi les suivants :
Contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonctions envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d'essai.
L'extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois pour une entreprise commerciale.
L'extrait D 1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un artisan.
La copie du certificat d'identification de l'INSEE, comportant les numéros d'identification, pour un travailleur indépendant.
La copie de la carte professionnelle pour une profession libérale.
Toute pièce récente attestant de l'activité pour les autres professionnels.
Carte d'étudiant ou certificat de scolarité pour l'année en cours.
Documents attestant des ressources :
Un ou plusieurs documents attestant des ressources du candidat à la location parmi les suivants :
Le dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition et, lorsque tout ou partie des revenus perçus n'a pas été imposé en France mais dans un autre Etat ou territoire, le dernier ou avant-dernier avis d'imposition à l'impôt ou aux impôts qui tiennent lieu d'impôt sur le revenu dans cet Etat ou territoire ou un document en tenant lieu établi par l'administration fiscale de cet Etat ou territoire.
Trois derniers bulletins de salaires.
Justificatif de versement des indemnités de stage.
Les deux derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l'exercice en cours délivré par un comptable pour les professions non salariées.
Justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur.
Attestation de simulation établie par l'organisme payeur ou simulation établie par le locataire relative aux aides au logement.
Avis d'attribution de bourse pour les étudiants boursiers.
Titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière.
Justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.
Liste des pièces pouvant être demandées à la caution du candidat à la location :
Pièce justificative d'identité :
Une seule pièce parmi les suivantes :
Carte nationale d'identité française ou étrangère ;
Passeport français ou étranger ;
Permis de conduire français ou étranger ;
Pièces justificatives d'identité lorsque la caution est une personne morale (une société) - Les deux documents suivants :
Extrait K bis original de moins de trois mois de la société ou les statuts ou toute autre pièce justifiant de l'existence légale de la personne, faisant apparaître le nom du responsable et l'adresse de l'organisme ainsi que la preuve qu'une déclaration a été effectuée auprès d'une administration, une juridiction ou un organisme professionnel.
Justificatif d'identité du représentant de la personne morale figurant sur l'extrait K bis ou les statuts.
Pièces justificative de domicile pouvant être demandée à la caution:
Une seule pièce parmi les suivantes :
Dernière quittance de loyer .
Facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois.
Attestation d'assurance logement de moins de trois mois.
Dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.
Document attestant de l'activité professionnelle de la caution :
Un ou plusieurs documents parmi les suivants :
Contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonctions envisagée et le cas échéant la durée de la période d'essai.
L'extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés datant de moins de trois mois pour une entreprise commerciale.
L'extrait D 1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un artisan.
La copie du certificat d'identification de l'INSEE, comportant les numéros d'identification, pour un travailleur indépendant.
. La copie de la carte professionnelle pour une profession libérale.
Toute pièce récente attestant de l'activité pour les autres professionnels.
Documents attestant des ressources de la caution :
un ou plusiers documents parmi les suivants :
Dernier avis d'imposition ou de non-imposition et, lorsque tout ou partie des revenus perçus n'a pas été imposé en France mais dans un autre Etat ou territoire, le dernier avis d'imposition à l'impôt ou aux impôts qui tiennent lieu d'impôt sur le revenu dans cet Etat ou territoire ou un document en tenant lieu établi par l'administration fiscale de cet Etat ou territoire.
Titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière.
Trois derniers bulletins de salaires.
Les deux derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l'exercice en cours délivré par un comptable pour les professions non salariées.
Justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur.
Justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.
Informations ne pouvant être collectées au regard du RGPD pour l'appréciation de la solvabilité du locataire et/ou de sa caution:
Document bancaires (copie de relevé de compte bancaire ou postal, justificatif de situation financière).
Carte d'assuré social.
Extrait de casier judiciaire.
Dossier médical.
Document attestant du versement ou du non versement de pensions alimentaires.
Contrat de mariage ou certificat de concubinage.
Données personnelles pouvant être collectées et traitées pendant la durée de la location :
Pendant la durée de la location peuvent être collectées et traitées les données personnelles du locataires suivantes :
coordonnées bancaires ;
adresse électronique ( le consentement du locataire est alors nécessaires) ;
numéro d'allocataire à la Caisse d'allocation familiale ou à la mutualité sociale agricole si le propriétaire perçoit l'allocation logement en tiers payant ;
l'identité des époux ou de la personne PACSE avec le locataire en cas de demande de cotitulairté de bail.
Données personnelles pouvant être collectées à la résiliation du bail ou à son expiration :
Quand le locataire résilie le contrat de location l'agent immobilier peut traiter les informations suivantes :
informations relatives au préavis ;
informations relatives à l'état des lieux et à la sortie du logement.
Lorsque le locataire souhaite bénéficier d'un délai de préavis réduit, l'agent immobilier peut consulter,collectet et traiter les données suivantes et jusitifant d'un délai de préavis réduit :
changement professionnel du locataire ;
attribution d'un logement social ;
état de santé nécessitant un changement de domicile ;
perception de revenu de solidarité active ou de l'allocation adulte handicapé.
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